Votre mission En tant que membre du pool central de secrétariat de Direction, et assigné au Département des Ressources humaines. Vous assurez un rôle central de coordination administrative, organisationnelle et documentaire à la Direction des Ressources humaines. Vous êtes ainsi responsable de : o La préparation et du suivi administratif des dossiers RH qui vous sont confiés, o La coordination des réunions liées au Département, o La coordination administrative de projets départementaux ou transversaux, o La circulation de l’information au sein du Département RH et la coordination de la gestion documentaire. En tant que membre du pool central de secrétariat de direction vous participez au socle commun du travail, vous contribuez à la cohérence des pratiques administratives au sein du CHU Brugmann, au déploiement des projets institutionnels et à la gestion des Comités. Grâce à votre capacité d’organisation , votre discrétion , votre sens de l’anticipation et votre relationnel impeccable, vous contribuez activement à la fluidité des échanges, à la qualité des pratiques administratives et au bon fonctionnement global de la direction. Vos responsabilités Assurer le secrétariat quotidien du Département RH : gestion des agendas, organisation des réunions, suivi des priorités, traitement des appels, e-mails et courriers. Préparer, rédiger et mettre en forme les documents nécessaires à l’activité de la direction : courriers, notes, présentations, comptes rendus, procès-verbaux et documents institutionnels. Gérer l’organisation et assurer le suivi administratif des comités et réunions : collecte les informations et documents nécessaires, préparation des ordres du jour, prise de notes, rédaction des PV, suivi des décisions, échéances et relances. Participer à des projets transversaux liés aux Ressources Humaines , en coordonnant les informations, documents, échéances, actions nécessaires à leur avancement et le reporting. Centraliser, structurer, classer et sécuriser les documents administratifs du département , en garantissant leur traçabilité, leur accessibilité et leur bonne conservation dans les outils prévus à cet effet ; Assurer la circulation et la diffusion des informations auprès des interlocuteurs internes et externes. Participer à l’harmonisation des pratiques administratives , à la mise à jour des procédures et à l’utilisation des outils de gestion documentaire. Contribuer à l’organisation d’évènements , réunions institutionnelles et séminaires liés à l’activité du département. Assurer un rôle de relais , de coordination et de back-up au sein du pool des secrétaires de direction. Vos talents En tant que futur·e Brugmannien·ne, vous possédez : Un baccalauréat en secrétariat de direction, Ressources Humaines, Droit, Traduction, ou équivalent par expérience, Une première expérience professionnelle au sein d’un secrétariat de Direction et/ou idéalement d’un Département RH, Une première expérience en gestion de projet, Une excellente maîtrise du français , une bonne connaissance de la seconde langue nationale et de l’anglais, Une maîtrise avancée des outils bureautiques et collaboratifs : Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint, List, planner ; Une maîtrise des outils informatiques permettant la création de documents structurés tel que des synthèses graphiques, infographies ; Une maitrise des outils d’intelligence artificielle ; Une connaissance des outils de gestion documentaire et du suivi de projets constitue un atout ; Une expérience en environnement hospitalier , institutionnel ou grande organisation représente un plus. En tant que futur·e Brugmannien·ne, vous êtes : Organisé·e, structuré·e et capable de gérer plusieurs priorités simultanément. Discret·ète et particulièrement attentif·ve à la confidentialité des informations. Doté·e d’un excellent sens relationnel et d’une communication professionnelle . Proactif·ve, autonome et orienté·e solutions. Rigoureux·se, fiable et capable de travailler avec précision dans un environnement exigeant. Résistant·e au stress et capable de gérer les urgences avec efficacité. Collaboratif·ve et à l’aise dans les interactions avec des interlocuteurs variés. En tant que futur·e Brugmannien·ne, vous maîtrisez : La gestion d’agendas complexes et la coordination avec différents services. La rédaction professionnelle, la prise de notes et la rédaction de procès-verbaux. L’analyse, la structuration et la synthèse d’informations stratégiques. Les pratiques administratives et les outils de gestion documentaire. L’organisation, la planification et le suivi administratif de projets et des réunions. La gestion et la diffusion d’informations de manière claire, structurée et adaptée. Notre ADN employeur En rejoignant le CHU Brugmann, vous intégrez un hôpital universitaire public engagé, où votre travail contribue directement à garantir des soins de qualité pour toutes et tous. Vous évoluerez dans un environnement multiculturel et respectueux, porté par nos valeurs : compétence, bienveillance, collaboration, engagement et ouverture au changement. Ce que nous vous offrons : Un salaire avantageux : IFIC 14 Minimum Annuel : 40.558,32 € Brut Maximum Annuel : 64.070,34 € Brut Un package attractif comprenant de nombreux avantages extra-légaux : Chèques repas (7,30€), remboursement des transports en commun, indemnité vélo, crèche, prime annuelle, assurance pension, allocation de bilinguisme (150€ bruts sous conditions), tarifs préférentiels pour les soins médicaux au sein du réseau IRIS, jours de congés extra-légaux. Des perspectives d’évolution : Formations continues, accompagnement sur le terrain et possibilités de mobilité interne au sein du réseau IRIS. Un travail porteur de sens : Un rôle au cœur du parcours patient, au sein d’un hôpital public reconnu. Un cadre de travail humain : Equipes pluridisciplinaires, diversité des profils, collaboration entre métiers et volonté d’amélioration continue. Rejoignez-nous ! Vous vous reconnaissez dans cette offre d’emploi ? Vous partagez les valeurs de Brugmann ? Postulez dès maintenant ! Nous avons hâte de vous rencontrer !

Secrétaire de direction attaché au Département RH