Asisstant(e) Administratif(ve)

Nous recrutons pour de nos clients Un(e) Assistant(e) Administratif(ve) Les activités s’exercent sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice Régionale. Missions et Activités : 1. Assistant.e des agents de la Direction Régionale (DR) hors Directrice Régionale Prise de rendez-vous, tenue de l’agenda des agents. Préparation, réception et envoi des courriers pour tous les chargés de mission. Réception et enregistrement des courriers du Directeur Régional, transmission interne et envoi des courriers du Directeur Régional. Organisation des déplacements à Abidjan (mobilisation du chauffeur), en Côte d’Ivoire et en dehors de la Côte d’Ivoire (demandes de visa, réservation hôtel, avion, préparation des ordres de mission) pour tous les agents de la structure + Mise en œuvre de la procédure interne de déplacement. Tenue de la base de données contact ; organisation des répertoires partagés ; classement et archivage. Appui à l’Assistante de Direction pour l’organisation de certains évènements spécifiques (séminaire régional, etc.). Appui au chargé de communication régional dans certaines tâches de communication propre à la structure. 2. Appui à la PGR Gestion de la caisse. Réception et enregistrement des factures et devis, appels des fournisseurs pour l'organisation de la distribution des chèques et ordres de virements en lien avec les chauffeurs prestataires, tenue d'un classeur pour les décharges des chèques et ordres de virement. 3. Gestion logistique Suivi des stocks des bureaux (eau, café, fournitures de bureaux, consommables imprimantes, cartes de visite, papiers entête, bordereau d’envoi, etc.). Suivi des demandes d’admission en franchise / demandes d'immatriculation + autorisation de vente préalable + vente définitive / demandes de prorogations des véhicules (MD, CD et IT) en lien avec l’Agence d’Abidjan. Suivi du carburant. Bonne tenue des tableaux de bord (consommations eau et électricité). Réservation des billets d’avion congés pour les agents. 4. Intérim Intérim de l’Assistant.e de Gestion Administration/Patrimoine/Sécurité pour le Secrétariat de la Directrice Régionale. Connaissances – compétences : Expérience significative en matière d’assistanat de Direction (minimum de 5 ans sur un poste similaire). Maîtrise des outils bureautiques Word, Excel, Powerpoint. Maîtrise de l’anglais courant, à l’écrit comme à l’oral. Goût du travail en équipe, capacité d’organisation, flexibilité et agilité.